Fraudesignalen en -bestrijding

Geldfraude

De meest voorkomende vorm van fraude is geldfraude. Logisch, want geld kan meteen gebruikt worden en houdt altijd zijn waarde. Bij geldfraude kunt u denken aan een medewerker die geld uit de kassa haalt en dat vervolgens rechttrekt door fictieve retourbonnen uit te schrijven. Deze zogenaamde ‘kassafraude’ komt veel voor. Werkt u in een winkel, stel dan strenge procedures op om kassafraude te voorkomen.

Een andere vorm van geldfraude is het vervalsen van facturen of het declareren van fictieve bonnetjes. Fraude met geld kan in elke organisatie voorkomen. Wees alert op ongewone situaties, zoals slapende rekeningen die ineens weer gebruikt worden.

Goederenfraude

Ook fraude met goederen is een veelvoorkomende vorm. Deze goederen worden ontvreemd om vervolgens door te verkopen. Misschien kent u de uitdrukking ‘van de vrachtwagen gevallen’ wel. Fraude met goederen vindt vaak op grotere schaal plaats dan de andere hier beschreven vormen van fraude. De fraudeur heeft bijvoorbeeld medeplichtigen nodig die de gestolen spullen naar een andere plek vervoeren. Hierdoor is het wel risicovoller dan geldfraude.

Werknemers kunnen ook op kleine schaal frauderen, zoals wanneer zij kantoorbenodigdheden meenemen. En dat gebeurt vaker dan u denkt, bijvoorbeeld aan het begin van het schooljaar als werknemers schoolspullen nodig hebben voor hun kinderen.

Wordt er de laatste tijd ongewoon veel melding gemaakt van beschadigde goederen? Dat zou een signaal van fraude kunnen zijn!

Tijdfraude

Fraude heeft niet altijd met geld of goederen te maken. Ook fraude met tijd komt regelmatig voor. En ook deze vorm kan u veel geld kosten. Tijdfraude houdt in dat een werknemer zijn tijd op een andere manier gebruikt dan hij claimt.

Er zijn in grote lijnen twee groepen tijdfraudeurs te onderscheiden. Allereerst zijn er de werknemers die zich in de baas zijn tijd met privézaken bezighouden, zoals surfen op internet en hun eigen administratie afhandelen. Daarnaast zijn er werknemers die bewust met tijd frauderen. Zij schrijven bijvoorbeeld overuren die zij niet gemaakt hebben.

Vooral als u in een grotere organisatie werkt, ligt tijdfraude op de loer. Er is dan steeds minder controle door collega’s en leidinggevenden, waardoor fraudeurs hun gang kunnen gaan.

Informatiefraude

Informatiefraude is het ontvreemden van gevoelige bedrijfsinformatie om dit vervolgens aan derden door te spelen of zelf te gebruiken. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om financiële gegevens en informatie over nieuwe producten die uw organisatie wil lanceren. Vroeger moest een werknemer hiervoor een halfuur bij de kopieermachine staan om dikke dossiers te kopiëren, maar nu alle informatie digitaal is opgeslagen, is informatiefraude een stuk eenvoudiger geworden.

Zorg er daarom voor dat uw bedrijfssoftware goed beveiligd is en maak geen gebruik van illegale software! Daarnaast is het verstandig om een concurrentiebeding of relatiebeding in de arbeidsovereenkomst van de werknemers op te nemen.

Ziekteverzuim

Onterecht ziekteverzuim is een vorm van fraude die ook zeker in dit rijtje thuishoort. Fraudeurs die zogenaamd ziek thuis zitten, kosten uw organisatie veel geld. Het probleem met onterecht ziekteverzuim is dat het heel moeilijk te achterhalen is. Het is belangrijk om hierbij op aanwijzingen te letten. Heeft een collega de ‘zieke’ in de stad gezien of is hij steeds niet thuis als u belt? Dan heeft u een goede reden voor een extra controle. Ook social media kunnen u hierbij helpen. Een frauderende medewerker kan onbewust een bericht op Twitter zetten waardoor u argwaan krijgt.

Aanwijzingen

Wees alert op signalen voor fraude. Een aantal voorbeelden is in het voorgaande al genoemd. Soms is er geen duidelijk signaal, maar is er sprake van een ‘onderbuikgevoel’. En vergeet ook de collega’s van de werknemer niet! Zij werken dagelijks met hem of haar samen en beschikken daardoor misschien over aanwijzingen voor fraude. Houd er rekening mee dat collega’s het moeilijk vinden om met deze vermoedens naar u te stappen, omdat ze hun collega niet willen afvallen.

Maak fraude intern bespreekbaar en zorg dat iedereen op de hoogte is van de regels.

Onderzoek

Heeft u het vermoeden dat een van de medewerkers fraudeert, dan is het tijd om op onderzoek uit te gaan. Hier zijn verschillende methoden voor. Het is niet verstandig om zelf uw neus in de zaken van de werknemer te steken, want objectiviteit en voorzichtigheid zijn van groot belang. U kunt overwegen om een professional in te schakelen, zoals een bedrijfsrechercheur of extern onderzoeksbureau.

Aanpak

Heeft u bewijs dat een werknemer fraude pleegt of heeft gepleegd, dan is het de vraag wat u met deze informatie gaat doen. Dat is nog niet zo simpel. Stel dat een trouwe werknemer wegens financiële problemen fraude heeft gepleegd en daar veel spijt van heeft. Ontslaat u hem dan meteen? Dat wilt u misschien helemaal niet, maar aan de andere kant laat u met strenge maatregelen zien dat u fraude absoluut niet tolereert.

Heeft u redenen om de werknemer in dienst te houden, dan kunt u disciplinaire maatregelen opleggen, zoals een boete of schorsing. Maar in veel gevallen is ontslag de enige uitweg. U kunt de werknemer zelf ontslag laten nemen of hem op staande voet ontslaan. Bij deze laatste optie moet u wel heel zeker zijn van uw zaak en keiharde bewijzen hebben. Er moet namelijk sprake zijn van een dringende reden wil ontslag op staande voet gerechtvaardigd zijn.

Twijfelt u over welke beslissing u moet nemen? U kunt altijd advies inwinnen bij een deskundige, zoals een arbeidsrechtsexpert.