Opleidings- en coachingsbeleid

Noodzaak

In deze dynamische tijd moeten organisaties vaak snel schakelen. Kennis en vaardigheden die werknemers nodig hebben, veranderen dus ook met een zekere regelmaat. Als HR-professional bent u verantwoordelijk voor het ‘personele kapitaal’ van uw organisatie. Dat betekent dat u ervoor moet zorgen dat de beschikbare kennis binnen uw organisatie altijd voldoet zodat bedrijfsdoelstellingen gehaald kunnen worden. Door een goed opleidingsbeleid kunt u hieraan bijdragen.

Doel

Voordat u aan de slag kunt met het opleidings- en coachingsbeleid zult u eerst duidelijk moeten maken welke de doelen u hiermee wilt bereiken. Deze doelen zijn afgeleid van de toekomstplannen van uw organisatie. Heeft uw organisatie bijvoorbeeld de doelstelling om over vijf jaar een grote speler te worden in een voor uw organisatie onbekende markt? Dan spreekt het voor zich dat uw opleidingsbeleid daarbij aansluit. U zult immers werknemers moeten omscholen.

Behoud kennis

Ook kan het doel wat algemener van aard zijn. Dreigt er bijvoorbeeld een hoop kennis verloren te gaan door een hoge uitstroom van pensioengerechtigd personeel? Dan kan het doel van een opleidings– en coachingsbeleid zijn om ervoor te zorgen dat bestaande kennis in uw organisatie niet verloren gaat. Het kennispeil van uw organisatie waarborgen is vaak een belangrijk doel van het opleidingsbeleid. Maar andere doelen kunnen net zo belangrijk zijn. Zo kunt u werknemers aan de organisatie binden door het aanbieden van voldoende ontwikkelmogelijkheden.

Formuleer de opleidingsdoelen concreet en meetbaar. Gebruik hiervoor de SMART-methode. Dan kunt u later meten of uw beleid het gewenste resultaat heeft opgeleverd.

Inventariseer behoefte

Nu u het doel van opleiden duidelijk heeft gesteld, kunt u gaan inventariseren wat er nodig is om dit doel te bereiken. U gaat eerst aan de slag met het inventariseren van de opleidingsbehoefte in uw organisatie. U kunt immers pas concreet aan de slag met de ontwikkeling van werknemers als u weet wat er nog precies ontbreekt aan de kennis van werknemers.

Verschil tussen eisen en huidig niveau

Om de opleidingsbehoefte in kaart te brengen, gaat u eerst na welke competenties nodig zijn om de opleidingsdoelen te bereiken. Wanneer u dit in kaart heeft gebracht, kunt u kijken naar het kennisniveau van alle werknemers. Kijk bijvoorbeeld naar het opleidingsniveau en de competenties van werknemers. Het verschil tussen de benodigde opleidingseisen en het huidige niveau van werknemers is de opleidingsbehoefte.

Praktische zaken

Nu u weet wat de opleidingsbehoefte binnen uw organisatie is, kunt u uw opleidings- en coachingsbeleid verder vormgeven. Heeft bijvoorbeeld al het personeel een cursus nodig over het gebruik van een bepaald softwarepakket? Of moeten alle accountmanagers een cursus klanttevredenheid volgen? Wellicht is het nodig dat elke werknemers een individuele cursus volgen. Kortom, u kijkt op welke wijze aan de opleidingsbehoefte kan worden voldaan.

Kosten

Werknemers opleiden of coachen is een investering en daarmee is dus geld gemoeid. Bij het opstellen van een opleidings– en coachingsbeleid moet u hier rekening mee houden. Probeer in kaart te brengen welk budget u nodig heeft om de door u geformuleerde opleidingsdoelen te bereiken. Ook kunt u nagaan wat de uitgaven aan opleidingen van andere organisaties in uw branche zijn. Vaak wordt er bij het opleidingsbudget uitgegaan van een aantal procent van de totale loonsom.

Meetbaar maken

U wilt natuurlijk weten of uw beleid het gewenste effect heeft. De belangrijkste vraag die u uzelf daarbij stelt is: In hoeverre zijn de opleidingsdoelen bereikt? U kunt deze vraag alleen beantwoorden als u voorafgaand aan het traject een nulmeting heeft uitgevoerd (bijvoorbeeld: We scoren nu een 6 op klanttevredenheid, of 30% van de accountmanagers spreekt Engels).

Vervolgens moet u de opleidingsdoelstellingen duidelijk hebben geformuleerd (bijvoorbeeld de klanttevredenheid moet 2 punten omhoog of 70% van de accountmanagers moeten eind 2013 de Engelse taal beheersen).

POP

Bij een opleidingsbeleid past het werken met Persoonlijke ontwikkelingsplannen (POP) uitstekend. Een POP is een overeenkomst tussen de werknemer en uw organisatie, waarin de leidinggevende met de werknemer afspraken vastlegt over de persoonlijke ontwikkeling van die werknemer. Verder wordt er in een POP beschreven welke stappen er de komende jaren worden genomen om deze doelen te verwezenlijken. Zie ook de checklist POP-gesprek.

Het POP helt u bij het afstemmen van de persoonlijke ontwikkelingswensen van uw werknemers op de langetermijndoelstellingen van uw organisatie

Intern

Werknemers hoeven kennis niet altijd buiten de organisatie te halen. Vaak is er veel kennis al voorhanden in uw organisatie. U kunt daar rekening mee houden in uw beleid. Zo kunt u bijvoorbeeld denken aan mentor/gezelconstructies. Waarbij ervaren werknemers een mentorrol op zich nemen en jonge werknemers ‘on the job’ opleiden. Denk ook buiten de gebruikelijke kaders.

Wil uw OR een financiële cursus volgen? Wellicht kan iemand bij de financiële afdeling zijn kennis delen. Is er een groep werknemers die moeite heeft met Office? Veel jonge mensen zijn daar mee opgegroeid en zouden uitkomst kunnen bieden. Kortom, de oplossing van veel opleidingsvraagstukken liggen gewoon in uw eigen organisatie.

De mentor/gezelconstructie is perfect wanneer uw personeelsbestand aan het vergrijzen is