
Personeelsadministratie
Kopieën van identiteitsbewijzen, vakantieaanvragen, loonbelastingverklaringen en zelfs geboortekaartjes. De personeelsadministratie bevat veel verschillende documenten. Het is niet moeilijk het overzicht te verliezen. Dat is niet handig, want soms moet je bepaalde gegevens gemakkelijk kunnen presenteren. Bij controle van de Belastingdienst bijvoorbeeld, of bij een ontslagaanvraag. Deze checklist geeft je een idee van de inhoud van een personeelsadministratie en hoe je deze ordent.
Individueel dossier
De gegevens die je in de personeelsadministratie op kunt nemen, zijn talrijk. Het opsplitsen van de data ligt dan ook voor de hand. In een individueel dossier kun je de persoonlijke gegevens van de werknemer opnemen. Denk hierbij aan de verplichte stamkaart, met daarop de naam, het adres en de nationaliteit van de werknemer. Ook een geldige kopie van het identiteitsbewijs is verplicht en hoort in dit dossier thuis. Net als het cv en de sollicitatiebrief, arbeidsovereenkomst, functieomschrijving, afspraken over het volgen van opleidingen, waarschuwingen en sancties, correspondentie en eventuele geboortekaartjes of huwelijksuitnodigingen.
TIP Let op: Bewaar geen medische gegevens in de personeelsadministratie. Dit zijn bijzondere persoonsgegevens die alleen de bedrijfsarts mag verwerken.
Kopie identiteitsbewijs
De kopie van het identiteitsbewijs is een belangrijk onderdeel van het individueel dossier. Je bent namelijk verplicht een papieren kopie op te nemen. Alleen een ingescande variant is niet geldig. Je kunt de kopie natuurlijk wel scannen en ook digitaal opslaan. Controleer het identiteitsbewijs, voor je een kopie maakt, op echtheid en geldigheid. Mocht de geldigheid verlopen, dan hoe je geen nieuwe kopie te maken. Het is alleen van belang dat het document geldig is op het moment dat het dienstverband van de werknemer start.
TIP Een rijbewijs is geen geldig document. Hierop ontbreekt de nationaliteit van de werknemer. Een paspoort of identiteitskaart zijn wel geldig.
Collectief dossier
Sommige gegevens zijn handig om in een collectief dossier te bewaren. Denk aan de gegevens over vakantie, zoals aanvraagformulieren en goedkeuringen. Bij het maken van een vakantieplanning heb je deze gegevens allemaal tegelijk nodig, daarom is het handig ze bij elkaar te bewaren. Ook gegevens over ziekte en re-integratie, zoals data van ziek- en hersteldmeldingen bewaar je in het collectief dossier.
TIP Je mag geen gegevens over de gezondheid in het personeelsdossier opnemen. Alleen als een medewerker een bepaalde aandoening heeft, zoals epilepsie, mag je dat vermelden. Stel dat de collega een aanval krijgt, dan weet je wat er loos is.
Salarisdossier
In het salarisdossier kun je de salarisgegevens van de medewerkers bewaren, zoals de loonbelastingverklaring, loonstrookjes, jaaropgaven, uitkeringen, toeslagen en subsidies. Maar ook informatie over financiële regelingen, zoals een auto van de zaak, kinderopvang en de reiskostenregeling kun je kwijt in dit dossier.
TIP Het verslag van een functionerings- of beoordelingsgesprek hoort niet thuis in de personeelsadministratie. Het is aan de direct leidinggevende deze informatie te bewaren.
Bewaartermijnen
Sommige gegevens moet je een bepaalde termijn bewaren. De verplichte personeel- en salarisgegevens moeten zeven jaar bewaard worden. De kopie van het identiteitsbewijs, loonbelastingverklaringen, gegevens voor loonheffingen en bijlagen studenten- en scholierenregeling moet je vijf jaar bewaren.
Veiligheid
Vanzelfsprekend bevat de personeelsadministratie vertrouwelijke informatie. Om de veiligheid van deze gegevens te waarborgen, moet je zorgen dat onbevoegden niet bij de informatie kunnen. Digitale gegevens kun je beveiligen door met toegangsrechten te werken. Een manager krijgt alleen toegang tot de gegevens van de werknemers aan wie hij leidinggeeft. Werknemers hebben zelf ook recht om hun eigen dossier te bekijken. Om ervoor te zorgen dat niemand zomaar bij de papieren personeelsadministratie kan, berg je deze op in een af te sluiten kast of lade.
TIP Werknemers hebben het recht om te weten welke data je organisatie over hen bewaart en wat je daarmee doet. Geef daarom aan welke gegevens je verwerkt en waarom.
Gegevenscontrole
Mocht de Belastingdienst je organisatie een bezoek brengen, dan is het goed een degelijke administratie te presenteren. De Belastingdienst is dan in staat een goede controle uit te voeren. Tijdens zo’n controle kijkt de inspecteur of de kopieën van de identiteitsbewijzen van de werknemers in orde zijn, maar ook wat de werkgever aan salaris en kostenvergoedingen betaalt. Natuurlijk gaat de inspecteur ook na of de werkgever hierover de vereiste premies en heffingen heeft afgedragen.
Digitale administratie
Het maakt voor de Belastingdienst niet veel uit of je de personeelsadministratie digitaal of op papier voert. Het is vooral belangrijk dat je snel bij de informatie kan die je nodig hebt. De Belastingdienst stelt echter wel dat je de data die je ontvangt, moet bewaren in de vorm waarin ze zijn binnengekomen. Dat betekent dat je de kopie van het identiteitsbewijs op papier moet bewaren en een e-mail met een vakantieaanvraag digitaal. Daardoor hebben de meeste organisaties zowel papieren als digitale documenten in hun administratie. Ga echter van één manier uit. Digitaal is tegenwoordig standaard en vaak de makkelijkste omdat de meeste gegevens digitaal worden uitgewisseld.
Documentbeheersysteem
Werk je in een kleine organisatie, dan kun je waarschijnlijk volstaan met een eenvoudige mappenstructuur. In en groetere organisatie, wordt zelfs zo’n systeem onoverzichtelijk. Een documentbeheersysteem helpt het overzicht te bewaren. Hiermee kun je data op een centrale en veilige plek opslaan en regelen dat werknemers toegang krijgen tot hun eigen dossier. Ook geeft het je extra controle over het archiveren; indexeren gebeurt bijvoorbeeld automatisch.
Er bestaan verschillende documentbeheersystemen. Het Content Management Systeem (CMS) is het meest eenvoudige en werd oorspronkelijk gebruikt voor het onderhoud van websites. Daarnaast bestaan uitgebreidere vormen zoals het Enterprise Content Managementsysteem (ECM) en het Document Management Systeem (DMS).
TIP Er zijn ook diverse HR-softwaresystemen te krijgen, vaak met een geïntegreerd salarissysteem. Werknemers hebben via een app toegang tot de eigen data en kunnen bepaalde zaken zelf regelen, zoals een verlofaanvraag doen.
Meer lezen over dit onderwerp? Bekijk dan de checklist over het personeeldossier