Personeelsadministratie

Individueel dossier

De gegevens die u in de personeelsadministratie op kunt nemen, zijn talrijk. Het opsplitsen van de data ligt dan ook voor de hand. In een individueel dossier kunt u de persoonlijke gegevens van de werknemer opnemen. Denk hierbij aan de verplichte stamkaart, met daarop de naam, het adres en de nationaliteit van de werknemer. Ook een geldige kopie van het identiteitsbewijs is verplicht en hoort in dit dossier thuis. Net als het cv en de sollicitatiebrief, arbeidsovereenkomst, functieomschrijving, afspraken over het volgen van opleidingen, waarschuwingen en sancties, correspondentie en eventuele geboortekaartjes of huwelijksuitnodigingen.

Bewaar geen medische gegevens in de personeelsadministratie. Het is de taak van de bedrijfsarts deze gegevens te verzamelen en te beheren.

Kopie identiteitsbewijs

De kopie van het identiteitsbewijs is een belangrijk onderdeel van het individueel dossier. U bent namelijk verplicht een papieren kopie op te nemen. Alleen een ingescande variant is niet geldig. Controleer het identiteitsbewijs, voor u een kopie maakt, op echtheid en geldigheid. Mocht de geldigheid verlopen, dan hoeft u geen nieuwe kopie te maken. Het is alleen van belang dat het document geldig is op het moment dat het dienstverband van de werknemer start.

Een rijbewijs is overigens geen geldig document. De nationaliteit van de werknemer staat hier namelijk niet op vermeld. Documenten als een paspoort of identiteitskaart zijn wel geldig.

Collectief dossier

Sommige gegevens zijn handig om in een collectief dossier te bewaren. Denk bijvoorbeeld aan de gegevens over vakantie, zoals aanvraagformulieren en goedkeuringen. Bij het maken van een vakantieplanning heeft u deze gegevens allemaal tegelijk nodig, daarom is het handig ze bij elkaar te bewaren. Ook gegevens over ziekte en re-integratie, zoals ziek- en betermeldingsformulieren kunt u bewaren in het collectief dossier.

Salarisdossier

In het salarisdossier kunt u de salarisgegevens van de medewerkers bewaren, zoals de loonbelastingverklaring, loonstrookjes, jaaropgaven, uitkeringen, toeslagen en subsidies. Maar ook informatie over financiële regelingen, zoals een auto van de zaak, kinderopvang en de reiskostenregeling kunt u kwijt in dit dossier.

Het verslag van een functionerings- of beoordelingsgesprek hoort niet thuis in de personeelsadministratie. Het is aan de direct leidinggevende dit soort documenten te bewaren.

Bewaartermijnen

Sommige gegevens moet u een bepaalde termijn bewaren. De verplichte personeel- en salarisgegevens moeten zeven jaar bewaard worden. De kopie van het identiteitsbewijs, loonbelastingverklaringen, gegevens voor loonheffingen en bijlagen studenten- en scholierenregeling moet u vijf jaar bewaren.

Veiligheid

Vanzelfsprekend bevat de personeelsadministratie vertrouwelijke informatie. Om de veiligheid van deze gegevens te waarborgen, moet u erop letten dat onbevoegden niet bij de informatie kunnen. Uw werkgever en u zijn de enigen die toegang hebben tot alle personeelsdossiers. Een manager mag de dossiers van de werknemers aan wie hij leiding geeft inzien en werknemers hebben zelf ook recht om hun eigen dossier te bekijken. Om ervoor te zorgen dat niemand zomaar bij de personeelsadministratie kan, doet u er goed aan de data in een afgesloten kast of lade op te bergen.

Werknemers hebben het recht om te weten welke data u over hen bewaart en wat u daarmee doet. Geef daarom aan welke gegevens waar staan en waarom.

Gegevenscontrole

Mocht de Belastingdienst uw organisatie een bezoek brengen, dan is het altijd goed een gedegen administratie te presenteren. De Belastingdienst is dan in staat een goede controle uit te voeren. Tijdens zo’n controle kijkt de inspecteur of de kopieën van de identiteitsbewijzen van de werknemers in orde zijn, maar ook wat uw werkgever aan salaris en kostenvergoedingen betaalt. Natuurlijk gaat de inspecteur ook na of uw werkgever hier voldoende premies en heffingen over af heeft gedragen.

Digitale administratie

Het maakt voor de Belastingdienst niet veel uit of u de personeelsadministratie digitaal of op papier voert. Het is het belangrijkste dat u snel bij de informatie kunt die u nodig heeft. De Belastingdienst stelt echter wel dat u de data die u ontvangt moet bewaren in de vorm waarin ze binnen zijn gekomen.

Dat betekent dat u de kopie van het identiteitsbewijs op papier moet bewaren en een e-mail met een vakantieaanvraag digitaal. Dat betekent dat u per definitie zowel papieren als digitale documenten in uw administratie zult hebben. Ga echter van één manier uit. Vaak is digitaal de meest gemakkelijke, via die weg komt namelijk de meeste informatie binnen.

Documentbeheersysteem

Werkt u in een kleine organisatie, dan kunt u waarschijnlijk gewoon volstaan met een heldere mappenstructuur. Wanneer u in een grote organisatie werkzaam bent, wordt zelfs zo’n systeem onoverzichtelijk. Een documentbeheersysteem kan een prima oplossing zijn. Met zo’n systeem kunt u de data op een centrale en veilige plek opslaan. U kunt daarnaast regelen dat alle werknemers toegang krijgen tot hun eigen dossier. Ook geeft het u extra controle over het archiveren; indexeren gebeurt bijvoorbeeld automatisch. Bovendien kan een zoekmachine helpen zoeken als u even niet meer weet waar u moet kijken.

Er bestaan verschillende documentbeheersystemen. Het Content Management Systeem (CMS) is het meest eenvoudige en werd oorspronkelijk gebruikt voor het onderhoud van websites. Daarnaast bestaan uitgebreidere vormen zoals het Enterprise Content Managementsysteem (ECM) en het Document Management Systeem (DMS).

Met een documentbeheersysteem haalt u meer uit de data. Een overzicht van de ziektedagen of loonstrookjes heeft u met een paar klikken op uw scherm.