Checklists
Laatst gewijzigd op: 13 februari 2024
werkvergunning

Werkvergunningen voor buitenlandse werknemers

Beschikken de buitenlandse werknemers in jouw organisatie over de juiste werkvergunningen? De arbeidsinspectie controleert regelmatig op illegale situaties, dus zorg dat de administratie op orde is. De werkgever is verantwoordelijk dat de onderstaande regels worden nageleefd. In deze checklist komen de regels rond werkvergunningen aan bod die gelden voor alle arbeidsmigranten en voor specifieke groepen, zoals expats, buitenlandse studenten en stagiairs.

Identiteit checken

Voor alle buitenlandse arbeidskrachten geldt dat ze mogen alleen in jouw organisatie aan de slag als je vooraf de identiteit van de persoon persoonlijk hebt gecheckt. Het gaat niet alleen om toekomstige werknemers (die in dienst komen), maar om alle mensen die in jouw organisatie werken. Dus ook zzp’ers, uitzendkrachten en medewerkers van andere bedrijven die in jouw organisatie werk verrichten, zoals schoonmakers. Het persoonlijk checken is letterlijk: je controleert of het gezicht en de leeftijd klopt met de gegevens op het ID-bewijs.

De basisregel is: wie geen identiteitsbewijs kan laten zien, mag niet voor je werken. Geldige identiteitsbewijzen zijn een Nederlands paspoort of identiteitsbewijs, een Nederlands verblijfsdocument, een Nederlands vreemdelingen- of vluchtelingenpaspoort of een buitenlands paspoort of nationaal identiteitsbewijs. Andere documenten, zoals een rijbewijs of kopieën van identiteitsbewijzen, zijn niet geldig als identiteitsbewijs om vast te stellen of iemand bij je mag werken.

Tip: je bent ook verantwoordelijk na te gaan of een identiteitsbewijs wel echt is, en geen vervalsing. Een handig hulpmiddel is het stappenplan verificatieplicht.

Komt iemand bij jou in dienst, dan moet HR altijd een kopie van het ID-bewijs in de administratie opslaan. Werkt iemand namens een ander organisatie (zoals een schoonmaakkracht) of een uitzendbureau voor jou, dan mag je juist geen kopie van het ID-bewijs bewaren als diegene uit de EER, Zwitserland of Turkije komt.

Werkvergunning checken

De tweede stap is controleren of buitenlandse medewerkers zonder werkvergunning aan de slag mogen. Dat mag alleen als ze een paspoort of ander geldig identiteitsbewijs hebben uit een van de EER-landen – dat zijn alle EU-landen plus Liechtenstein, Noorwegen en IJsland – of van Zwitserland.

Is dat niet het geval, dan is er een werkvergunning hebben. Op de achterkant van een Nederlands verblijfsdocument staat of iemand in Nederland mag werken en onder welke voorwaarden. Als dat niet op de achterkant staat, mag die persoon niet voor je aan de slag. Als iemand geen Nederlands verblijfdocument kan overleggen, dan mag die persoon ook niet voor je werken.

Werkvergunning aanvragen

Je kan ook zelf een werkvergunning aanvragen voor een buitenlandse medewerker. Er zijn twee soorten. Een tewerkstellingsvergunning (TWV) als iemand korter dan drie maanden komt werken. Je vraagt een TWV aan bij het UWV. Komt iemand langer dan drie maanden werken, dan is er een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) nodig. Die is aan te vragen bij de IND.

Werk je met expats?

Een expat is een hoogopgeleide immigrant. Bijvoorbeeld een (gast)docent, een (wetenschappelijk) onderzoeker of een arts in opleiding. Als de kennismigrant uit de Europese Unie, Liechtenstein, Noorwegen, IJsland of Zwitserland komt, heeft hij geen werkvergunning nodig. Hij heeft wel een geldig paspoort of een identiteitsbewijs nodig. Een kennismigrant van buiten de bovenstaande landen heeft verder een machtiging tot voorlopig verblijf (MVV) nodig om in Nederland te kunnen werken. Dit is een visum dat 90 dagen geldig is. De werkgever vraagt de MVV en verblijfsvergunning aan bij de IND. Dit kan door middel van een aanvraag toegang en verblijf. Deze kennismigranten hebben ook een verblijfsvergunning nodig, en een referent die hem of haar naar Nederland haalt. De werkgever moet als referent door de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) zijn erkend. De werkgever vraagt de MVV en verblijfsvergunning aan bij de IND. Dit kan door middel van een aanvraag toegang en verblijf (TEV).

Werk je met buitenlandse studenten?

  • Studenten met een paspoort van 1 van de EER-landen of van Zwitserland, mogen vrij in Nederland werken. Voor studenten met een andere nationaliteit moet de werkgever een TWV (tewerkstellingsvergunning) aanvragen bij het UWV.
  • Zorg er verder voor dat buitenlandse studenten niet meer uren werken dan volgens de TWV is toegestaan. Studenten van buiten de EER of Zwitserland mogen met een TWV maximaal 16 uur per week werken. In de maanden juni, juli en augustus mogen zij met een TWV fulltime werken, maar dan mogen zij niet werken in de overige maanden. Deze urenlimiet geldt trouwens niet voor bijbaantjes of een stage die een buitenlandse student loopt in het kader van zijn opleiding.

Werken er buitenlandse stagiairs?

Dan moet de werkgever een stage-overeenkomst sluiten met de stagiair én met de onderwijsinstelling. Bovendien is hij ervoor verantwoordelijk dat ze niet meer uren werken dan je vaste werknemers.