Mag je de zakelijke mailbox van een zieke werknemer checken?

Het antwoord is niet simpel ja of nee. In de mailbox kunnen namelijk zowel zakelijke als privémails zitten. En dat laatste betekent dat de privacy van werknemers in het geding kan zijn. En dus moeten de verschillende belangen tegen elkaar worden afgewogen. Die van de werkgever om de zakelijke mails en correspondentie te checken. En die van de medewerker, wiens privacy zo min mogelijk moet worden geschonden.

Privacy

Dus moet je als werkgever kiezen voor een manier om achter de aanwezigheid van zakelijke mails te komen die zo min mogelijk belastend is voor de privacy van de medewerker. Overleg met de medewerker daarbij is essentieel. Het is een soort laddertje:

• Is de medewerker in staat en bereid zelf de out-of-office-reply aan te zetten? Dan hoef je in ieder geval niet meer, of niet meer zo vaak, de mailbox te checken.
• Is de medewerker in staat en bereid om de mailbox zelf te checken en zakelijke mails door te sturen, dan is dat het minst ingrijpend en moet je hiervoor kiezen.
• Is er een andere medewerker – met uitdrukkelijke instemming van beide partijen – bereid en in staat de mailbox van de zieke collega te checken en de zakelijke mails door te sturen?

Alleen zakelijke mails

Werken al deze of andere minder belastende opties niet, dan pas mag de werkgever de mailbox van de werknemer zelf checken. Uiteraard mogen alleen zakelijke mails gelezen worden. Blijkt uit de titel dat het een privémail is, dan mag de werkgever deze mail niet openen. Blijkt pas na opening dat het om een privébericht gaat, dan moet de werkgever onmiddellijk stoppen met lezen en het bericht sluiten.