Herinnering: aangepaste klokkenluidersregeling is vanaf 17 december verplicht

Werk jij voor een organisatie van tussen de 50 en 250 werknemers? Dan is er werk aan de winkel. Uiterlijk per 17 december moet de interne meldprocedure voor misstanden zijn aangescherpt aan nieuwe, strengere eisen. Dat is het gevolg van de nieuwe Wet bescherming klokkenluiders die 18 februari in werking is getreden. Deze wet vervangt de oude Wet Huis voor klokkenluiders. Werkgevers bij wie meer dan 50 mensen werken (waaronder uitzendkrachten, stagiairs en vrijwilligers die een vergoeding voor hun werk ontvangen), moeten een aangepaste klokkenluidersregeling hebben. Ze moeten aandacht besteden aan de interne en externe procedure en de al bestaande klokkenluidersregelingen aanpassen.

Toolkit

Op de website van het Ministerie van Binnenlandse Zaken vind je een toolkit voor werkgevers met instructies voor het aanpassen van de regeling. De ondernemingsraad moet van tevoren met de nieuwe meldprocedure instemmen. Werkgevers met meer dan 250 werknemers moesten direct aan de nieuwe regelgeving voldoen. Kleinere werkgevers hebben tot 17 december de tijd.

Ruimer begrip misstand

De nieuwe eisen aan de interne meldprocedure zijn het gevolg van de nieuwe EU-richtlijn ter bescherming van klokkenluiders, die misstanden in organisaties aan de kaak stellen. Het begrip ‘misstand’ is nu ruimer. Eerst ging dit om een handeling waarbij er sprake is van een (gevaar voor) overtreding van wet of interne regels waarbij het maatschappelijk belang in het geding is. Voortaan moet in de interne meldprocedure worden opgenomen dat een misstand ook een (gevaar van) schending van het Unierecht kan zijn.

Intern en extern melden

De nieuwe wet bepaalt dat meldingen ook direct extern gedaan kunnen worden bij het Huis voor klokkenluiders of een andere bevoegde autoriteit, zoals de Autoriteit Financiële Markten of de Autoriteit Persoonsgegevens. Melders zijn dus niet verplicht om hun melding eerst intern te doen. Vindt een melder dat hij benadeeld wordt vanwege het doen van een melding? Dan moet de werkgever aantonen dat de benadeling (bijvoorbeeld een demotie) hier niks mee te maken heeft. De benadeling mag niet plaatsvinden tijdens de behandeling van de melding, of tijdens of na de openbaarmaking.

Wat moet je vastleggen in de meldprocedure?

De manier waarop met de interne melding wordt omgegaan
Wanneer er sprake is van een vermoeden van een misstand (waarbij je rekening houdt met de definitie in de Wet bescherming klokkenluiders)
De manier waarop een werknemer iets kan melden (schriftelijk, mondeling via de telefoon of een ander spraakberichtsysteem of een gesprek op locatie)
Bij wie er iets gemeld kan worden
Wie deze melding oppakt
De mogelijkheid voor werknemers om een adviseur (op vertrouwelijk wijze) te raadplegen.
De melder krijgt binnen zeven dagen na ontvangst van een melding een ontvangstbevestiging
Binnen een termijn van maximaal drie maanden na verzending van de ontvangstbevestiging krijgt de melder informatie over de beoordeling en potentiële opvolging van de melding

Geheimhouding

Verder moet de werkgever een kanaal hebben waar meldingen op vertrouwelijke wijze heen gestuurd kunnen worden, wat alleen toegankelijk is voor bepaalde personeelsleden. De werkgever moet zijn werknemers ook informeren over de interne meldprocedure, de manier waarop (een vermoeden van) een misstand extern kan worden gemeld, of de rechtsbescherming van een werknemer die iets meldt. Meldingen van vermoedens van misstanden moeten geregistreerd worden in een daarvoor ingericht register, via opname van een gesprek of een schriftelijke weergave van een gesprek. De identiteit van de melder moet altijd geheim blijven.

Bekijk ook de checklist: melden van misstanden (klokkenluidersregeling)