Sollicitatiecode NVP

Tijdens sollicitatieprocedures moet de werkgever zich aan allerlei regels houden: je moet de privacy van sollicitanten bewaken, hen gelijk behandelen en duidelijk zijn over de sollicitatieprocedure. De Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling (NVP) heeft in overleg met de Stichting van de Arbeid een gedragscode opgesteld voor de werving- en selectieprocedure: de NVP Sollicitatiecode.

Goed werkgeverschap

Het uitgangspunt van de NVP Sollicitatiecode is dat iedere sollicitant een eerlijke kans heeft op een aanstelling. Deze code is onlangs op enkele punten aangescherpt en sluit aan bij bestaande Europese wet- en regelgeving. Het is een aanbeveling en geen verplichting. Maar het getuigt wel van goed werkgeverschap als HR deze code ook toepast. Werkgevers die zich houden aan de gedragscode, zorgen voor een eerlijker werving en selectieprocedure en hebben een betere employer branding.

Geef in de vacature aan dat de organisatie zich houdt aan de NVP Sollicitatiecode. Zo weet de sollicitant dat hij netjes wordt behandeld.

Stel een duidelijk vacatureprofiel op

Kandidaten moeten inzicht hebben in waar ze solliciteren en wat er van hen wordt verwacht. Verstrek daarom alle relevante informatie over de organisatie, functie en sollicitatieprocedure, zodat ook de kandidaat kan bepalen of deze iets voor hem zijn. En maak daarom ook een duidelijk profiel van de vacature. Geef daarbij duidelijk aan:

de functie-eisen, zoals vakbekwaamheid, gedrag en persoonlijke kwaliteiten;
de functie-inhoud;
de hoofdtaken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden;
de plaats in de organisatie;
het type arbeidsovereenkomst;
de salarisschaal die hoort bij de functie en waarvan de trede bepaald wordt door de ervaring en kwalificaties van de sollicitant;
de arbeidsomvang (aantal uren per week);
de standplaats.

Functie-eisen mogen persoonlijke kenmerken zijn, maar alleen als deze ook echt essentieel zijn om te functie te vervullen en niet in strijd zijn met de regels rond gelijke behandeling. Er zijn ook een paar ‘no go’s. Het is niet toegestaan om de sollicitant te vragen naar zijn gezondheid. Het is niet toegestaan te vragen naar (plannen voor) zwangerschap. En het is niet toegestaan om de sollicitant te vragen naar zijn of haar huidige salaris.

Houd altijd de privacy van de kandidaat in de gaten. Ga niet onnodig in het privéleven zitten wroeten.

Geef informatie over de procedure

Zorg voor een transparante procedure. Laat dus zien de sollicitatieprocedure eruitziet en welke bijzondere selectiemiddelen worden ingezet. Geef informatie over:

de wijze van solliciteren;
de sluitingstermijn, tot wanneer de sollicitant kan reageren;
de reactietermijn, wanneer de sollicitant reactie krijgt;
eventuele aanvullende procedures, zoals een psychologisch assessment, meeloopdag, aanstellingskeuring of antecedentenonderzoek;
eventuele voorkeursbeleid, inclusief de reden waarom.

Je kan afwijken van de eerder vermelde procedure, maar dan moet je natuurlijk alle sollicitanten direct daarover informeren. Ook de sollicitant kan met een gegronde reden vragen om een afwijkende procedure.

Maak duidelijk welke informatie je wilt

Vraag naast een motivatie waarom de sollicitant deze functie in deze organisatie wil vervullen ook om een curriculum vitae, met alle relevante informatie van de sollicitant, zoals opleiding, diploma’s, arbeidsverleden en ervaring. Van de sollicitant mag worden verwacht dat hij naar waarheid alle informatie verschaft die belangrijk is voor de beoordeling van de geschiktheid voor de functie. De sollicitant mag dus niet opzettelijk gegevens achterhouden waardoor je niet goed kunt beoordelen of hij in staat is de functie te vervullen. Informatie die je via internet, socials of derden verkrijgt, mag je niet zomaar gebruiken. Bespreek met de sollicitant als je deze informatie wel wilt gebruiken en vermeldt daarbij de bron.

Wil je gebruik maken van referenties, vraag dan toestemming aan de sollicitant. Heeft een sollicitant referenties in zijn cv heeft staan, dan kan je die dus niet zomaar bellen.

Geef aan of je AI gebruikt bij de selectie

Maak je gebruik van AI bij de selectie van kandidaten, zorg dan dat deze voldoet aan de nationale AI verordening en de Europese regels voor het gebruik van AI. De inzet van AI bij werving en selectie geeft een hoog risico en er zijn scherper voorwaarden aan verbonden. Zo moet je een log bijhouden van de activiteiten van het AI-systeem, zorgen voor goed data management en borgen dat menselijk toezicht mogelijk is.

Als werkgever blijf je zelf verantwoordelijk voor de eindbeslissing, die kan je niet overlaten aan AI.

Koppel je selectie terug

Een sollicitant heeft recht op een discrete behandeling van zijn sollicitatie. Dit betekent dat zowel de sollicitatie op zichzelf als alle verkregen informatie vertrouwelijk en zorgvuldig behandeld moeten worden. Bevestig een sollicitatie binnen twee weken na ontvangst. Na de sluitingsdatum vindt de eerste selectie plaats uit de binnengekomen sollicitaties: met wie wil je wel en met wie wil je niet in gesprek. Informeer daarna of een sollicitant:

is uitgenodigd voor een vervolgstap;
is afgewezen en waarom;
wordt aangehouden (reserve-kandidaat) onder vermelding van de termijn waarbinnen nader bericht volgt. Die termijn is maximaal twee weken.

Ook sollicitanten die in latere rondes afvallen, moeten binnen twee weken een gemotiveerde terugkoppeling krijgen waarom ze het niet zijn geworden.

Gegevens van de (afgewezen) sollicitant moeten volgens de AVG-richtlijnen binnen vier weken na afwijzing worden vernietigd. Wil je de gegevens langer bewaren, bijvoorbeeld met het oog op toekomstige vacatures, dan kan dat alleen na toestemming en maximaal een jaar.

Maak alleen gebruik van NIP-psychologenk

Een psychologisch onderzoek of assessment kan onderdeel zijn van de selectieprocedure. Laat die alleen plaatsvinden door of onder verantwoordelijkheid van een psycholoog, die werkt volgens de beroepscode van het Nederlands Instituut van Psychologen (NIP). De psycholoog heeft van tevoren toestemming nodig van de sollicitant om de resultaten van het onderzoek aan de opdrachtgever te kunnen geven.

Medisch onderzoek alleen onder strikte voorwaarden

Een medisch onderzoek kan alleen plaatsvinden als er vooraf, op advies van de bedrijfsarts, bijzondere eisen zijn gesteld aan de medische geschiktheid die bij een functie hoort. Keuren kan alleen na alle overige beoordelingen op geschiktheid en aan het einde van de selectieprocedure. Een keurend arts, die zich houdt aan de voor een dergelijk onderzoek geldende wettelijke regels, verricht het onderzoek.

Klachten indienen

Als de sollicitant vindt dat je in strijd met de bepalingen van de NVP Sollicitatiecode hebt gehandeld, kan hij een klacht indienen bij de organisatie. Zorg dat de sollicitant uiterlijk binnen een maand een schriftelijke, gemotiveerde reactie krijgt. Heeft een sollicitant met een schriftelijke klacht over de werving- en selectieprocedure geen of een onbevredigende reactie heeft gekregen van een organisatie? Dan kan hij zich met zijn klacht wenden tot twee instanties:

Bij procedurele klachten is dat de Klachteninstantie van de Sollicitatiecode. Deze toetst de klacht aan de NVP Sollicitatiecode, doet een uitspraak en geeft de werkgever zo nodig aanbevelingen voor een zorgvuldiger werving- en selectiebeleid. De behandelde klachten worden jaarlijks geanonimiseerd doorgegeven aan de Stichting van de Arbeid.
Bij vermeende overtredingen van wet- en regelgeving zijn dat de rechter of andere partijen, zoals bij ongelijke behandeling en discriminatie het College voor de Rechten van de Mens, bij onterechte aanstellingskeuringen de Commissie Klachtenbehandeling Aanstellingskeuringen en bij klachten over de bescherming van persoonsgegevens de Autoriteit Persoonsgegevens.