Sollicitatiecode NVP

Goed werkgeverschap

Het uitgangspunt van de NVP Sollicitatiecode is dat iedere sollicitant een eerlijke kans heeft op een aanstelling. Deze code is onlangs op enkele punten aangescherpt en sluit aan bij bestaande Europese wet- en regelgeving. Het is een aanbeveling en geen verplichting. Maar het getuigt wel van goed werkgeverschap als HR deze code ook toepast. Werkgevers die zich houden aan de gedragscode, zorgen voor een eerlijke werving en selectieprocedure en hebben een betere employer branding.

Geef in de vacature aan dat de organisatie zich houdt aan de NVP Sollicitatiecode. Zo weet de sollicitant dat hij netjes wordt behandeld.

Stel een duidelijk vacatureprofiel op

Kandidaten moeten inzicht hebben in waar ze solliciteren en wat er van hen wordt verwacht. Verstrek daarom alle relevante informatie over de organisatie, functie en sollicitatieprocedure, zodat ook de kandidaat kan bepalen of deze iets voor hem zijn. En maak daarom ook een duidelijk profiel van de vacature. Geef daarbij duidelijk de functie-inhoud, functie-eisen, arbeidsomvang en standplaats aan. Functie-eisen mogen persoonlijke kenmerken zijn, maar alleen als deze ook echt nodig zijn om te functie te vervullen en niet in strijd zijn met de wet.

Houd altijd de privacy van de kandidaat in de gaten. Ga niet onnodig in het privéleven zitten wroeten.

Informeer over de procedure

Benoem ook hoe de sollicitatieprocedure eruitziet en welke bijzondere selectiemiddelen worden ingezet, zoals een psychologisch assessment, aanstellingskeuring of antecedentenonderzoek. Maak nadrukkelijk melding, met reden, indien er sprake is van voorkeursbeleid van bepaalde groepen. Geef ook informatie over de wijze van solliciteren en de termijn waarbinnen moet worden gesolliciteerd. Geef ook tijdig wijzigingen in de procedure aan.

Het is ook netjes als de werkgever aanbiedt de in redelijkheid gemaakte kosten van de sollicitant te vergoeden. Denk bijvoorbeeld aan reis- of onkosten.

Maak duidelijk welke informatie je wilt

Vraag naast een motivatie waarom de sollicitant deze functie in deze organisatie wil vervullen ook om een curriculum vitae, met alle relevante informatie van de sollicitant, zoals opleiding, diploma’s, arbeidsverleden en ervaring. Van de sollicitant mag worden verwacht dat hij alle informatie verschaft die belangrijk is voor de beoordeling van de geschiktheid voor de functie. Informatie die je via het internet, socials of derden verkrijgt, mag je niet zomaar gebruiken. Bespreek met de sollicitant als je deze informatie wel wilt gebruiken.

Ook de sollicitant heeft plichten: hij mag niet opzettelijk gegevens achterhouden waardoor je niet goed kunt beoordelen of hij in staat is de functie te vervullen.

Koppel je eerste selectie terug

De eerste selectie is een keuze uit de binnengekomen sollicitaties: met wie wil je wel en met wie wil je niet in gesprek. Informeer alle sollicitanten zodra de sollicitatietermijn is gesloten en de (brief)selectie is uitgevoerd of iemand is afgewezen, wordt uitgenodigd voor een vervolgstap of dat de sollicitatie wordt aangehouden (reservekandidaat). Dat laatste kan onder vermelding van de termijn waarbinnen nader bericht volgt. Houd daarbij een maximale termijn van twee weken aan. Afgewezen sollicitanten krijgen een gemotiveerde uitslag als ze daarom vragen.

Koppel vervolgselecties ook terug

Sollicitanten die je op gesprek uitnodigt en reservekandidaten informeer je over de sollicitatieprocedure en de verwachte duur van het traject. Laat reservekandidaten weten wanneer ze nader bericht van je kunnen verwachten of ze wel of niet alsnog worden opgeroepen. Informeer sollicitanten tijdig over veranderingen van de procedure, bijvoorbeeld als er een extra selectieronde komt en licht de wijziging toe.

Maak je gebruik van data recruitment, zoals bijvoorbeeld een digitaal assessment, kunstmatige intelligentie (AI) of algoritmes, dan moeten deze gevalideerd en transparant zijn.

Behandel de sollicitaties vertrouwelijk

Een sollicitant heeft recht op een discrete behandeling van zijn sollicitatie. Dit betekent dat zowel de sollicitatie op zichzelf als alle verkregen informatie vertrouwelijk en zorgvuldig behandeld moeten worden. Zorg er bijvoorbeeld voor dat sollicitanten elkaar niet tegen kunnen komen.

Referenties navragen mag alleen met toestemming van de sollicitant. Als een sollicitant referenties in zijn cv heeft staan, kan je die dus niet zomaar bellen.

Maak alleen gebruik van NIP-psychologen

Een psychologisch onderzoek of assessment kan onderdeel zijn van de selectieprocedure. Laat die alleen plaatsvinden door of onder verantwoordelijkheid van een psycholoog, die werkt volgens de beroepscode van het Nederlands Instituut van Psychologen (NIP). De psycholoog heeft van tevoren toestemming nodig van de sollicitant om de resultaten van het onderzoek aan de opdrachtgever te kunnen geven.

Medisch onderzoek alleen onder strikte voorwaarden

Een medisch onderzoek kan alleen plaatsvinden als er vooraf, op advies van de bedrijfsarts, bijzondere eisen zijn gesteld aan de medische geschiktheid die bij een functie hoort. Keuren kan alleen na alle overige beoordelingen op geschiktheid en aan het einde van de selectieprocedure. Een keurend arts, die zich houdt aan de voor een dergelijk onderzoek geldende wettelijke regels, verricht het onderzoek.

Speeddaten is ook een optie

Een voorselectie door middel van een speeddate kan een origineel en effectief middel zijn. Wel kan deze selectiewijze op gespannen voet staan met de eisen van vertrouwelijkheid, bijvoorbeeld als ontmoeting met andere sollicitanten er deel van uitmaakt. Bied daarom de sollicitant altijd een alternatieve wijze om in gesprek te komen.

Wees duidelijk over een afwijzing

Hoe eerder een kandidaat weet dat hij de functie niet heeft, hoe beter. Uiterlijk twee weken nadat je hebt besloten dat hij het niet wordt, bericht je hem hierover, per brief of via de mail. Geef duidelijk de reden(en) aan waarom de kandidaat is afgewezen.

Het is ook mogelijk om de kandidaat telefonisch te laten weten dat hij is afgewezen. Maar een bevestiging daarachteraan per brief of mail is wenselijk.

Bewaar de gegevens niet langer dan nodig

Binnen vier weken na sluiting van de sollicitatieprocedure moet je de gegevens van de afgewezen sollicitanten vernietigen of terugsturen. Ook kun je met de sollicitant afspreken dat je de gegevens in portefeuille houdt. Dat kun je maximaal een jaar doen.

Wil je de gegevens langer bewaren? Benader dan na een jaar de sollicitant voor actualisering. Doe je dat niet, dan kun je de gegevens vernietigen of terugsturen.

Klachten behandelen

Als de sollicitant vindt dat je in strijd met de bepalingen van de NVP Sollicitatiecode hebt gehandeld, kan hij een klacht indienen bij de organisatie. Zorg dat de sollicitant uiterlijk binnen een maand een schriftelijke, gemotiveerde reactie krijgt. Heeft een sollicitant met een schriftelijke klacht over de werving- en selectieprocedure geen of een onbevredigende reactie heeft gekregen van een organisatie? Dan kan hij zich met zijn klacht wenden tot twee instanties:

• Bij procedurele klachten is dat de Klachteninstantie van de Sollicitatiecode. Deze toetst de klacht aan de NVP Sollicitatiecode, doet een uitspraak en geeft de werkgever zo nodig aanbevelingen voor een zorgvuldiger werving- en selectiebeleid. De behandelde klachten worden jaarlijks geanonimiseerd doorgegeven aan de Stichting van de Arbeid.
• Bij vermeende overtredingen van wet- en regelgeving zijn dat de rechter of andere partijen, zoals bij ongelijke behandeling en discriminatie het College voor de Rechten van de Mens, bij onterechte aanstellingskeuringen de Commissie Klachtenbehandeling Aanstellingskeuringen en bij klachten over de bescherming van persoonsgegevens de Autoriteit Persoonsgegevens.