Sollicitatiecode NVP

Tijdens sollicitatieprocedures moet u zich aan allerlei regels houden: u moet de privacy van sollicitanten bewaken, hen gelijk behandelen en duidelijk zijn over de sollicitatieprocedure. De Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling (NVP) heeft in overleg met de Stichting van de Arbeid een gedragscode opgesteld voor de werving- en selectieprocedure: de Sollicitatiecode. Deze code is onlangs op enkele punten aangescherpt . De code is een aanbeveling en geen verplichting. Maar houdt u zich aan de gedragscode, dan voldoet u aan de Nederlandse wet en zorgt u bovendien voor een eerlijke werving en selectieprocedure.

Uitgangspunt

Het uitgangspunt van de code is dat iedere sollicitant een eerlijke kans heeft op aanstelling. U dient een kandidaat te kiezen op basis van geschiktheid voor de functie. Verder vraagt u van de sollicitant alleen die gegevens die u nodig heeft om zijn geschiktheid te kunnen beoordelen. Vervolgens gaat u vertrouwelijk en zorgvuldig met die gegevens om en respecteert u de privacy van de sollicitanten.

Ook de sollicitant heeft plichten: hij mag niet opzettelijk gegevens achterhouden waardoor u niet goed kunt beoordelen of hij in staat is de functie te vervullen.

Duidelijk vacatureprofiel

Geef duidelijk de functie-inhoud/-eisen, arbeidsomvang en standplaats aan. Benoem ook hoe de sollicitatieprocedure eruitziet en welke bijzondere selectiemiddelen worden ingezet, zoals een assessment. Maak nadrukkelijk melding, met reden, indien er sprake is van voorkeursbeleid van bepaalde groepen.

Functie-eisen mogen persoonlijke kenmerken zijn, maar alleen als deze ook echt nodig zijn om te functie te vervullen en niet in strijd zijn met de wet.

Geef in de vacature aan dat u zich houdt aan de NVP Sollicitatiecode. Zo weet de sollicitant dat hij netjes wordt behandeld.

Geschikt voor de functie?

Van de sollicitant mag worden verwacht dat hij alle informatie verschaft die van belang is voor de beoordeling van de geschiktheid voor de functie. Stel als organisatie alleen dié vragen en gebruik alleen dié informatie die relevant is voor de uitoefening van de functie. Andersom geeft u alle informatie over de organisatie en de functie zodat ook de kandidaat kan bepalen of deze iets voor hem zijn.

Selectie

Informeer de sollicitant zodra de sollicitatietermijn is gesloten en u de briefselectie heeft uitgevoerd of hij is afgewezen, wordt uitgenodigd of dat de sollicitatie wordt aangehouden. Houd daarbij een maximale termijn van twee weken aan.

Sollicitanten die u op gesprek uitnodigt en reservekandidaten informeert u daarbij over de sollicitatieprocedure en de verwachte duur van het traject. Laat reservekandidaten weten wanneer ze nader bericht van u kunnen verwachten.

Informeer sollicitanten tijdig over een verandering in de procedure, bijvoorbeeld als er een extra selectieronde komt, en licht de wijziging toe.

Vertrouwelijke behandeling

Een sollicitant heeft recht op een discrete behandeling van zijn sollicitatie. Dit betekent dat zowel de sollicitatie op zichzelf als alle verkregen informatie vertrouwelijk en zorgvuldig dienen te worden behandeld. Zorg er bijvoorbeeld voor dat sollicitanten elkaar niet tegen kunnen komen.

Inlichtingen

Referenties navragen mag alleen met toestemming van de sollicitant. Komt u informatie tegen op social media? Realiseer u dat informatie van openbare bronnen, zoals internet of via derden, niet altijd betrouwbaar is. Mocht u toch dergelijke informatie betrekken bij de selectie? Bespreek dat dan met de sollicitant.

Houd wel altijd de privacy van de kandidaat in de gaten. Ga niet onnodig in het privéleven zitten wroeten.

Speeddaten

Een voorselectie door middel van een speeddate kan een origineel en effectief middel zijn. Wel kan deze selectiewijze op gespannen voet staan met de eisen van vertrouwelijkheid, bijvoorbeeld als ontmoeting met andere sollicitanten er deel van uitmaakt. Bied daarom de sollicitant altijd een alternatieve wijze om in gesprek te komen.

Afwijzen

Hoe eerder een kandidaat weet dat hij de functie niet heeft, hoe beter. Uiterlijk twee weken nadat u heeft besloten dat hij het niet wordt, bericht u hem hierover, per brief of via de mail. Geef duidelijk de reden(en) aan waarom de kandidaat is afgewezen.

Het is ook mogelijk om de kandidaat telefonisch te laten weten dat hij is afgewezen. Maar een bevestiging daar achter aan per brief of mail is wel wenselijk.

Gegevens bewaren

Binnen vier weken na sluiting van de sollicitatieprocedure dient u de gegevens van de afgewezen sollicitanten te vernietigen of terug te zenden. Ook kunt u met de sollicitant afspreken dat u de gegevens in portefeuille houdt. Dat kunt u maximaal een jaar doen.

Wilt u gegevens langer bewaren? Benader dan na een jaar de sollicitant voor actualisering. Doet u dat niet, dan kunt u de gegevens vernietigen of terugsturen.