Melding grensoverschrijdend gedrag? “Speel geen paniekvoetbal en houd het hoofd koel”

In dit interview met Renée Huijsmans – advocaat bij De Clercq Advocaten Notariaat, gaat zij in op de do’s en don’ts voor HR en directie als er een klacht binnenkomt over grensoverschrijdend gedrag. In haar presentatie tijdens de HR Executive inspiratiesessie over dit onderwerp op 17 mei gaat zij nader in op dit thema.

1. Om maar meteen met de deur in huis te vallen: wat versta je onder grensoverschrijdend gedrag? Wat de een heel normaal vindt, kan de ander als intimiderend of grensoverschrijdend ervaren

Dat laatste is zeker waar en toont daarmee gelijk aan dat grensoverschrijdend gedrag casuïstisch is en afhankelijk van alle feiten en omstandigheden van het geval. Dat maakt het verbinden van consequenties aan bepaald gedrag vaak lastig voor werkgevers, zeker wanneer zij emotioneel betrokken zijn en zich verantwoordelijk voelen voor het gevoel van veiligheid van hun werknemers op de vloer. Meer algemeen is er sprake van grensoverschrijdend gedrag wanneer iemand een ander schade toebrengt op fysiek, mentaal of emotioneel vlak. Dit uit zich bijvoorbeeld in seksuele intimidatie, pesterijen, discriminatie of agressie.

2. We hebben bij de Voice gezien dat het hebben van protocollen en het in dienst hebben van een of meer vertrouwenspersonen er niet toe leiden dat mensen een klacht indienen. Wat moet je als werkgever dan wel doen?

Uiteraard is het van belang om als werkgever alle interne processen op orde te hebben. Je kunt hierbij denken aan heldere gedragsregels, een stappenplan of protocol in geval van incidenten met betrekking tot grensoverschrijdend gedrag en het hebben van helder (PSA-)beleid. Op basis hiervan draag je als werkgever uit welk gedrag wel en niet getolereerd wordt en wat de maatregelen zijn als iemand over de grens gaat. Dit heeft vaak een afschrikwekkende werking. Daarnaast staat de organisatie (en het slachtoffer) sterker als er aangifte wordt gedaan. Maar het hebben van gedragsregels, een protocol of beleid alleen is niet voldoende. Een werkgever is ook verplicht om medewerkers actief alert te maken op grensoverschrijdend gedrag, bijvoorbeeld door het vergroten van hun kennis over het ontstaan, aanwakkeren en de-escaleren hiervan door middel van trainingen of informatieavonden. Bovendien is het van belang dat je je als werkgever bewust bent van de invloed van de eigen bedrijfscultuur – een van de elementen waar bij de Voice de plank juist werd misgeslagen. De kans op grensoverschrijdend gerag is groter wanneer machtsverschillen in een organisatie groter zijn. Des te hiërarchischer de cultuur, des te groter de machtsverschillen en daarmee des te groter het risico op grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer. Een werkgever moet zich hier bewust van zijn en kan er dan ook bewust mee omgaan. In dat kader is uiteraard ook van belang waar, bijvoorbeeld, een interne vertrouwenspersoon zich in een organisatie bevindt. Wanneer deze afhankelijk is van eenzelfde leidinggevende als het slachtoffer, zal een slachtoffer niet snel geneigd zijn grensoverschrijdend gedrag te melden.

3. Wat moet je als werkgever doen als er een klacht binnenkomt over grensoverschrijdend gedrag? We zijn nog maar net getuige geweest van de chaos bij Volt?

Er voor zorgen dat je een goed stappenplan hebt klaarliggen en dit stappenplan opvolgen. Ik vertel hier graag meer over tijdens de HR Executive inspiratiesessie. Medewerkers moeten daarnaast weten welke stappen er doorlopen worden op het moment dat zij melding doen van grensoverschrijdend gedrag.

De chaos bij Volt zag wat mij betreft op het niet op orde hebben van partijstatuten, het Fractiereglement en daarnaast een gezonde dosis paniekvoetbal in navolging op de commotie rondom de Voice. Dit toont aan dat je als werkgever nog zulke goede intenties kunt hebben, maar dat – wanneer je jouw interne regelgeving niet op orde hebt – het nemen van maatregelen tegen grensoverschrijdend gedrag bijzonder lastig kan zijn. Los van die interne regelgeving had Volt ook echt een aantal basale zaken gemist, zoals het toelichten van de aard van de klachten en het toepassen van hoor- en wederhoor. Alleen op basis daarvan was de schorsing en beëindiging van het fractielidmaatschap al een kansloze missie vanaf het begin. Erg sneu, want wat is er daarmee terecht gekomen van al die meldingen van grensoverschrijdend gedrag?

4.Welke maatregelen kan of moet je nemen tegen een medewerker die beschuldigd wordt van grensoverschrijdend gedrag?

Dat is sterk afhankelijk van de aard van de beschuldiging en de verdere context van de zaak. Voor wat betreft het nemen van maatregelen bestaat er niet zoiets als een ‘one size, fits all’. Dit is ook precies het aspect wat dit soort zaken zo complex maakt voor werkgevers. Van belang is in ieder geval dat een werkgever, in geval van melding, een HR-directeur/HR-manager betrekt en een interne dan wel externe jurist. Om dergelijke beslissingen te kunnen nemen is een zekere mate van professionele distantie en het niet in al te hoge mate emotioneel betrokken zijn bij de betrokkenen in kwestie een vereiste.

5. Wat moet je vooral niet doen als er een klacht over grensoverschrijdend gedrag wordt gemeld?

Paniekvoetbal spelen, ik verwijs hiervoor naar het voorbeeld van Volt. Neem geen overhaaste beslissingen en hou het hoofd koel. Sommige meldingen van grensoverschrijdend gedrag kunnen echt heel heftig zijn. Dit laat onverlet dat iedere zaak grondig onderzocht moet worden, zonder dat daarbij overhaaste conclusies worden getrokken. Hou vast aan het proces, zoals dit in eigen regelgeving staat opgenomen. Een aantal veel voorkomende ‘missers’ deel ik graag tijdens de HR Executive inspiratiesessie.

6. Welke maatregelen kan je als werknemer nemen om seksueel overschrijdend gedrag te vermijden?

Er zorg voor dragen dat je bekend bent met de gedragsregels en protocollen, zoals deze gelden binnen jouw organisatie. Het is prettig om te weten wat je moet en kan doen wanneer seksueel gedrag je overkomt, wanneer je dit ziet gebeuren en om jezelf bewust te zijn van wat – vanuit jouw organisatie – als grensoverschrijdend gedrag wordt aangemerkt. Ieder mens is een product van zijn eigen socialisatie. Wanneer je opgroeit in een gezin waarin het vertonen van intimiderend gedrag de dagelijkse gang van zaken is – of zelfs een overlevingsmechanisme – zul je je niet zo snel bewust zijn van het feit dat je jezelf schuldig maakt aan dit (grensoverschrijdende) gedrag. Het is dan ook lang niet altijd alleen de melder die hulp nodig heeft.

7. Wat doe je als er een valse aanklacht wordt ingediend?

Goede vraag, maar in feite doorloop je bij iedere melding hetzelfde proces. Uiteindelijk zal onderzoek naar alle feiten en omstandigheden in dat geval moeten uitwijzen dat er sprake is van een valse melding. De melding zal in dat geval mogelijk eerder een consequentie met zich meebrengen voor de melder dan voor de beklaagde, want waarom heeft deze melder een valse melding gedaan? En wat doet dit met het gevoel van veiligheid van de beklaagde op de werkvloer? Hier speelt hoe dan ook meer. Je zult als werkgever moeten uitzoeken wat de achtergrond van deze melding is en hier gericht actie op moeten ondernemen.

8. Wat wil je dat de deelnemers aan deze inspiratiesessie meenemen naar aanleiding van jouw lezing?

Het gevoel dat zij de juiste tools in handen hebben om, zoveel als mogelijk, zelfstandig en op een goede manier om te kunnen gaan met een melding van grensoverschrijdend gedrag, waarbij zij recht doen aan alle betrokken partijen en zij – zonder dat zij zich zorgen moeten maken over de verdere consequenties – de maatregelen kunnen nemen die zij in deze situatie juist en passend achten.

Meer informatie over de HR Executive inspiratiesessie Integriteit en grensoverschrijdend gedrag? Kijk hier.