Onboarding: de eerste indruk telt!

door Victor Romijn, Onboarding Strateeg, Appical

Stel je voor: het is de eerste dag bij je nieuwe baan. Je komt op kantoor aan en de verwachtingen zijn hooggespannen. Dit is het begin van een nieuw hoofdstuk; een frisse start. Maar dan stap je het gebouw binnen en slaat de realiteit toe. Het welkom is, laten we zeggen, lauw. Niemand lijkt echt op de hoogte te zijn van je komst en de receptioniste kijkt je vragend aan wanneer je je naam noemt. Je nieuwe manager arriveert uiteindelijk, met een haastige blik in de ogen en een telefoon die onafgebroken trilt. De geplande rondleiding door het kantoor wordt afgedaan met een nonchalante handzwaai richting de bureaus: ‘Zo, hier werk je vanaf nu.’ En je laptop? Die is helaas nog niet aangevraagd. Je eerste indruk van je nieuwe werkgever: chaos!

Dat is precies waar het misgaat met onboarding, en wat ik als Onboarding Strateeg probeer te voorkomen. De eerste indruk telt, en wellicht nog wel meer dan je denkt. Wist je bijvoorbeeld dat meer dan de helft van de medewerkers geneigd is om binnen een jaar te vertrekken na een negatieve onboardingervaring? Maar hoe zorg je ervoor dat die eerste indruk wél positief is? Ik deel graag vijf tips & best practices.

1. Verbreek de radiostilte met preboarding
   

   Je nieuwe medewerker heeft net het contract getekend, en daarna… radiostilte. Geen goede start, soms leidt dit zelfs tot geen start. Blijf daarom in contact, bijvoorbeeld via een welkomstbericht van de manager of de nieuwe teamgenoten. En deel alvast informatie over de organisatie en praktische zaken zoals parkeren, lunch en de dresscode. Zo voorkom je dat je nieuwe medewerker zenuwachtig is en in een driedelig pak verschijnt, terwijl iedereen op sneakers loopt.

2. Wijs een buddy toe
   

   Geef je nieuwe medewerkers een buddy die hen de eerste dagen begeleidt, de ins en outs van het bedrijf uitlegt en hen introduceert aan andere collega’s. Dit helpt de nieuwe collega’s snel op weg en voorkomt dat ze met vragen blijven zitten. Tip: kies een senior collega als buddy, ook als die niet uit hetzelfde team komt. Zo krijgt de nieuwe medewerker goede begeleiding en kan de buddy meteen oefenen voor een leidinggevende positie.

3. Plan de eerste dag tot in de puntjes
   

   Zorg ervoor dat alles klaarstaat voor de nieuwe medewerker – van een werkende laptop tot een schema met activiteiten. Begin met een warm welkom (een welkomstpakket scoort altijd punten) en een rondleiding door het kantoor. En denk verder dan die eerste dag: plan ook de eerste 90 dagen, met heldere doelen en verwachtingen.

4. Vermijd de informatie-tsunami
   

   Natuurlijk wil je je nieuwe collega van alles vertellen, maar voorkom dat je ze overspoelt met informatie. Verdeel het over enkele dagen en geef de info op het juiste moment. Herhaling is prima; het helpt bij het onthouden. Maar zorg wel voor variatie en interactieve werkvormen—het moet tenslotte leuk blijven!

5. Personaliseer de onboarding
   

   One-size-fits… niemand eigenlijk. Pas daarom je onboarding aan op rol, functie, locatie en ervaring. Een junior medewerker heeft wellicht meer begeleiding nodig, terwijl een senior professional direct in projecten wil duiken. En een medewerker in Amsterdam heeft niets aan een plattegrond van het kantoor in New York. Dus zorg voor relevantie en persoonlijke aandacht, zodat iedere medewerker zich écht welkom voelt.

Dit zijn vijf van mijn favoriete tips voor een sterke eerste indruk. Maak van die eerste dag geen chaos, maar een soepele start – zodat de eerste indruk positief blijft. Want zoals we weten, blijft de eerste indruk hangen.

Victor Romijn, onboarding strateeg bij Appical, partner van HR Live, 17 oktober in de Fokker Terminal Den Haag.