Referenties en antecedentenonderzoek

Screening & de AVG

Als werkgever heeft u beperkt recht om referenties op te vragen of antecedentenonderzoek te doen. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) noemt dit proces ‘screening’ en heeft hierover een aantal specifieke regels opgesteld. Zo moet u een gerechtvaardigd belang hebben en moet u de sollicitant zowel vooraf als achteraf goed informeren over de screening. U mag alleen de informatie opvragen die noodzakelijk is om de risico’s die aan een bepaalde functie verbonden zijn zo veel mogelijk te beperken.

Referenties opvragen bij oud-werkgevers terwijl de kandidaat van niets weet, is uit den boze.

Referenties inwinnen

Vraagt een functie om specifieke persoonskenmerken, kennis of ervaring van een kandidaat? Dan kunt u vrij eenvoudig informatie inwinnen bij oud-werkgevers of voormalige collega’s. Zulke referenties vraagt u in de regel pas aan het eind van de sollicitatieprocedure, als u nog wat extra zekerheid wilt voordat u definitief ‘ja’ zegt. Het is om die reden niet zo gebruikelijk om bij meer dan één kandidaat naar referenties te vragen.

Het nagaan van referenties kost altijd extra tijd. Gaat het om een tijdelijke functie of zijn er geen bijzondere capaciteiten vereist? Dan moet u zich afvragen of de investering wel de moeite waard is.

Beroepsmatig

Waar u bij het nagaan van referenties waarschijnlijk het eerst aan zult denken is beroepsmatige informatie. Het gaat dan om oud-werkgevers of ex-collega’s van de kandidaat. Zij kunnen u vaak een goed beeld geven van de (leer)mogelijkheden van de kandidaat, de opstelling in een team en de werkervaring. Dit beeld kunt u vervolgens naast uw eigen indrukken leggen: voldoet de kandidaat volgens beide informatiebronnen aan uw wensen en eisen?

Houd altijd de privacywetgeving (AVG) in gedachten. Kunt u de informatie over de kandidaat ook achterhalen zonder screening? Dan is het niet gerechtvaardigd om de kandidaat te screenen.

Sociaal

Referenties moeten u in eerste plaats helpen de specifieke capaciteiten van de sollicitant voor de beoogde functie in te schatten. Ook mensen uit de persoonlijke omgeving van de kandidaat kunnen u daarbij helpen. Zo kunt u beter inschatten hoe de kandidaat in de organisatiecultuur zal passen.

Gekleurde informatie

Welk gewicht u aan referenties hecht moet u helemaal zelf weten. Maar vergeet nooit dat deze mensen niet voor niets door de sollicitant zijn benaderd. De vorige werkgever zal in de regel niet ontbreken, maar verder zal de kandidaat toch vooral mensen uitzoeken die een goed woordje voor hem willen doen. Natuurlijk mag u verwachten dat zij niet liegen, maar een selectieve omgang met de waarheid is soms lastiger te achterhalen. Ook negatieve kleuring is mogelijk, bijvoorbeeld als een sollicitant een nieuwe baan zoekt wegens een conflict met zijn huidige baas. Diens informatie mag u dan wel met een korreltje zout nemen.

Indruk bevestigen

Wanneer uw gesprekken met de referenten een totaal nieuw licht op de situatie werpen, klopt er iets niet. Twijfelt u niet aan uw eigen oordeel, dan moet de conclusie zijn dat de informanten onbetrouwbaar zijn. Maar het omgekeerde is natuurlijk ook mogelijk. In de meeste gevallen bevestigen de referenten echter simpelweg de indruk die u al van de kandidaat had. En met wat geluk krijgt u er nog wat waardevolle inzichten bij.

Zoek niet te nadrukkelijk bevestiging van uw eigen indruk. Laat de informant zo veel mogelijk zelf de goede en minder goede eigenschappen van de kandidaat opsommen.

Justitieel onderzoek

Antecedentenonderzoek gaat een stuk verder dan het inwinnen van referenties. De kern van zo’n onderzoek is de ‘Verklaring omtrent gedrag’ (Vog). Die is gebaseerd op justitieel onderzoek. Justis onderzoekt het justitiële verleden van de sollicitant. Vooral werkgevers bij de overheid vragen geregeld zo’n formele verklaring op, omdat in veel van hun functies vertrouwelijkheid of geheimhouding een rol speelt. Bij onderwijsinstellingen en organisaties in de gehandicaptenzorg is een Verklaring omtrent gedrag zelfs verplicht vanwege de kwetsbare groepen waar ze mee werken.

In de particuliere sector komt antecedentenonderzoek minder vaak voor, maar dat wil niet zeggen dat u het dus niet moet doen. Advocatenkantoren hechten er bijvoorbeeld ook vaak belang aan.

Voor een Verklaring omtrent gedrag (Vog) heeft u altijd de medewerking van de sollicitant nodig. De sollicitant moet deze namelijk zelf aanvragen. Dat kan digitaal of bij het gemeentehuis.

Verder onderzoek

U kunt het antecedentenonderzoek verder uitbreiden door informatie te verzamelen over iemands leefmilieu, sociale achtergrond, politieke voorkeur of religie. Dit is alleen toegestaan als het voor de functie strikt noodzakelijk is. In de praktijk is zulke informatie alleen bij een zeer beperkt aantal functies van belang. Denk bijvoorbeeld aan een vertrouwenspersoon, iemand die medische dossiers inziet of een werknemer die toegang heeft tot de gehele financiële administratie van uw organisatie.

Afwegen

Het antecedentenonderzoek geeft u informatie in handen waaraan u zelf een conclusie moet verbinden. Is de kandidaat ‘schoon’, dan is er natuurlijk geen vuiltje aan de lucht. Maar zelfs als een sollicitant wél met justitie in aanraking is geweest, diskwalificeert dat hem niet automatisch voor de functie. Het blijft aan u om te beoordelen of eventuele misstappen het functioneren in de weg staan.