Selectiecriteria brieven en cv’s

Afbakenen

Om het aantal reacties op een vacature behapbaar te houden, is het verstandig om een duidelijk afgebakende advertentie te schrijven. U voorkomt daarmee dat te veel ongeschikte kandidaten op de vacature reageren. Het belangrijkste is een duidelijke omschrijving van de functie en de vereisten. Vermeld bijvoorbeeld de vooropleiding en werkervaring die u van de kandidaat verwacht. Ook informatie over het bedrijf, de arbeidsvoorwaarden en de selectieprocedure kan zinvol zijn.

Voorselectie

Uiteraard voorkomt u met goede afbakening niet altijd een overweldigend aantal reacties. Het is daarom van belang om duidelijke selectiecriteria op te stellen waarop u sollicitanten beoordeelt. Stel op basis van de functieomschrijving een uitgebreid functieprofiel op en maak eventueel een beoordelingsformulier. Op dit formulier zet u beknopt de functie-eisen, zoals ‘ervaring op gebied X’, ‘talenkennis’, ‘sterke motivatie’, ‘leidinggevende capaciteiten’, ‘flexibiliteit’.

Een beoordelingsformulier is vooral handig als meerdere mensen de brieven en cv’s beoordelen.

Harde eisen

Sommige functie-eisen wegen zwaarder mee in de voorselectie. De absolute voorwaarden om de functie goed te vervullen zijn de zogenaamde ‘harde eisen’. Denk hierbij aan een bepaalde opleiding, specifieke werkervaring of een rijbewijs. Blijkt uit de sollicitatiebrief of het cv van een kandidaat dat hij niet aan de harde eisen voldoet, dan valt hij af.

Zachte eisen

De ‘zachte eisen’ liggen minder vast dan harde eisen. Zachte eisen hebben betrekking op eigenschappen die u graag in de nieuwe werknemer ziet, zoals zijn persoonlijkheid en werkhouding. Mogelijke zachte eisen zijn leidinggevende capaciteiten of kunnen omgaan met stress. Komen de gewenste eigenschappen niet allemaal duidelijk naar voren in de sollicitatiebrief, dan betekent dit niet meteen dat de kandidaat ongeschikt is.

Houd kandidaten in de selectie als zij op het eerste oog niet voldoen aan maximaal twee of drie van de zachte eisen, maar wel een positieve indruk op u maken.

Presentatie en leesbaarheid

Na de voorselectie volgt een intensievere stap: het zorgvuldig doornemen van brieven van de overgebleven kandidaten. Hierbij is inhoudelijke motivatie van belang, maar ook de algemene indruk:

• presentatie: oogt de brief goed en is de sollicitant zorgvuldig geweest? Slordigheden als een verkeerde datum of vergeten handtekening duiden op haastwerk. Als zorgvuldigheid of correctheid functie-eisen zijn, kan het een reden zijn om een sollicitant af te wijzen;
• leesbaarheid: gemotiveerde kandidaten proberen een foutloze brief te sturen. Verzorgd taalgebruik is daarom een belangrijk aandachtspunt, maar niet voor alle functies even relevant. Bij hogere functies mag u een foutloze brief verwachten, zeker als goede taalkennis een harde eis is voor de functie.

Motivatie

Een serieuze kandidaat probeert zijn redenen voor sollicitatie zo duidelijk mogelijk uit te leggen. Hierbij hoeft hij niet meteen wild enthousiast over te komen. Het is juist goed als iemand nuchter is en een realistisch beeld heeft van de functie en uw bedrijf. Vaak schrijven kandidaten dat zij goede ervaringen hebben met soortgelijke functies, of dat ze juist op zoek zijn naar een nieuwe uitdaging. Soms zijn de redenen algemener, zoals een beter salaris of kortere reistijd. Zie dit niet meteen als minpunt; gebrek aan emotionele motivatie betekent niet automatisch dat de kandidaat ongeschikt is.

Curriculum vitae

Ook het grondig doornemen van het cv loont de moeite. Houd in uw achterhoofd welk type werknemer u zoekt. Moet u veel investeren voordat hij volledig is ingewerkt, dan verdient een ‘rustig’ cv de voorkeur: iemand die niet binnen één of twee jaar weer op zoek gaat naar een andere baan. Zo’n ‘jobhopper’ kan in bepaalde uitdagende of tijdelijke functies weer een ideale kandidaat zijn.

Ook gaten in het cv zijn een aandachtspunt. Bekijk of de kandidaat een reden had om werkloos te zijn, bijvoorbeeld vanwege een reis. Ook hoeft een gat geen probleem te zijn als de kandidaat in zijn vrije tijd nuttige extra activiteiten verrichtte. De ‘overige activiteiten’ op het cv zijn sowieso een goede bron van informatie over persoonlijke kwaliteiten en interesses.

Laat een brief en bijbehorend CV altijd door minimaal twee mensen lezen.

Screening

Misschien is het aantal geschikte kandidaten na uitgebreide selectie nog steeds te groot om hen allemaal op gesprek te laten komen. In dat geval kan telefonische screening uitkomst bieden: de kandidaat wordt tastbaarder doordat u zijn stem hoort, en u kunt extra informatie vragen over bepaalde gegevens in zijn brief of cv. Een nog snellere manier van screenen is om de sollicitant te zoeken op internet, bijvoorbeeld via Google of LinkedIn.

Twijfelgevallen

Vaak blijven na selectie van de beste kandidaten verschillende twijfelgevallen over: degenen die een goede indruk maken, maar net niet helemaal voldoen aan het profiel. Nodigt u veel geschikte kandidaten uit, dan kunt u de twijfelgevallen meteen afwijzen. Vaak is het echter raadzaam om hen te bewaren als reserve. U kunt hen later alsnog uitnodigen, als geen van de sollicitanten in de eerste ronde gesprekken écht geschikt blijkt te zijn. Stuur de reservegroep in ieder geval schriftelijk bericht dat u in een later stadium mogelijk nog contact met hen opneemt.

Vertrouwelijk

Voor de selectiefase bestaan in principe geen wettelijke regels waar u zich aan moet houden. Wel zijn er verschillende sollicitatiecodes die aangeven hoe sollicitanten en werkgevers met elkaar horen om te gaan. De bekendste code is die van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsbeleid (NVP). De NVP stelt bijvoorbeeld dat u altijd een goede reden moet vermelden als er een leeftijdsgrens in de functie-eisen staat.

Naast de sollicitatiecodes kent het arbeidsrecht een aantal discriminatieverboden, zoals het verbod om onderscheid te maken tussen man en vrouw en het verbod om iemand te weigeren vanwege zijn geloofsovertuiging.