Vervolggesprek

Hoe verloopt de sollicitatieprocedure?

Voordat een vervolggesprek kan plaatsvinden heeft u natuurlijk al een hele procedure doorlopen. Zo heeft u een vacature uitgezet en een aantal brieven ontvangen. Bij het doornemen van de brieven en cv’s begint al de eerste selectie. Er zullen een aantal cv’s uitspringen die het beste bij de functie en uw organisatie passen.

Om een betere indruk te krijgen van de personen achter deze cv’s heeft u een eerste ronde sollicitatiegesprekken gehouden. Het eerste gesprek is echter vooral bedoeld als oriëntatie voor zowel u als voor de sollicitant en het kan daarom moeilijk zijn nu al de knoop door te hakken. Ook is het goed mogelijk dat er nog andere mensen in uw organisatie zijn die kennis willen maken voordat definitief besloten wordt iemand aan te nemen. Tijd dus om een vervolggesprek te houden.

Vervolggesprek

In het eerste gesprek heeft u een globaal beeld gekregen van de kandidaten. Bij een deel van deze kandidaten is het nu al duidelijk dat zij niet het meest geschikt zijn voor de functie. Met de overige kandidaten (dit kan er ook één zijn) houdt u een vervolggesprek. In dit gesprek kunt u specifieker ingaan op de inhoud van de functie. Niet ongebruikelijk is het om de kandidaat tijdens of als voorbereiding op het gesprek een casus voor te leggen om zo zijn vaardigheden te testen.

Wie schuiven aan?

Over het algemeen heeft u als HR-professional samen met de direct leidinggevende het eerste gesprek gehouden. In veel gevallen zult u bij het vervolggesprek alleen nog een faciliterende rol spelen. Zo loopt het contact voorafgaand aan het gesprek nog via u, maar u zit niet meer daadwerkelijk bij het besprek. Tenzij de leidinggevende aangeeft het op prijs te stellen dat u er juist wel bij bent uiteraard.

Het vervolggesprek zal zich voornamelijk richten op vakinhoudelijke aspecten en de functie zelf. Zaken waarover de direct leidinggevende de meeste kennis heeft. Het is de bedoeling om erachter te komen of de kandidaat over de juiste vaardigheden beschikt voor de functie. Zorg er daarom in ieder geval voor dat de mensen die bij het gesprek zitten vakinhoudelijk sterk zijn. In sommige gevallen is het dus handig om ook een directe collega te vragen om aanwezig te zijn bij het gesprek.

Gaat de nieuwe werknemer deel uitmaken van een team dat nauw moet samenwerken? Laat de kandidaten dan tijdens het vervolggesprek kennismaken met iemand uit dit team. U kunt achteraf nagaan wat het team denkt van de kandidaten.

Voorbereiden

Net zoals voor het eerste sollicitatiegesprek is het erg belangrijk dat u goed voorbereid bent. Maak daarom samen met de direct leidinggevende een lijst met alle onderwerpen die jullie tijdens het tweede gesprek willen bespreken zodat de leidinggevende goed beslagen ten ijs komt. Dit kan voortborduren op het vorige gesprek, maar kunnen ook nieuwe onderwerpen zijn. Bedenk hierbij wat het doel is van het tweede gesprek. Willen jullie onduidelijkheden uit het eerdere gesprek of zaken die in het eerste gesprek niet aan de orde kwamen bespreken? Of gaat het vervolggesprek meer over de inhoud van de functie en vaktechnische zaken?

Taakverdeling

Voordat de vervolggesprekken beginnen, is het goed om af te spreken wie welke vragen stelt en wie de gespreksleider is. De gespreksleider let op de tijd tijdens het gesprek en zorgt ervoor dat alle onderwerpen aan bod komen. Verder is het verstandig dat iemand aantekeningen maakt. Zo kunt u de verschillende gesprekken op een later tijdstip gemakkelijker vergelijken.

Zorg dat u ook in het eerste gesprek aantekeningen maakt. Dat maakt de voorbereiding van het vervolggesprek een stuk makkelijker. U kunt dan inhaken op zaken die nog niet goed naar voren kwamen in het eerste gesprek.

Gesprekslocatie

Zorg dat er een goede ruimte beschikbaar is waarin u de gesprekken kunt houden. Moet u hiervoor een ruimte reserveren? Plan dit dan ruim in. Een gesprek kan namelijk altijd uitlopen en u wilt natuurlijk niet dat het vervolggesprek onderbroken wordt. Als u meerdere gesprekken achter elkaar heeft gepland, zorg dan dat er voldoende tijd zit tussen deze gesprekken. Dat biedt ruimte om nog even na te praten.

Psychologische test en assessments

Om erachter te komen of een kandidaat geschikt is voor een functie kunt u gebruik maken van een psychologische test of een assessment. Dit doet u meestal tijdens een vervolggesprek, maar u kunt er ook voor kiezen hiervoor nog een derde gesprek te houden.

Psychologische test

Er zijn veel verschillende psychologische testen die u bij een kandidaat kunt afnemen, zoals een intelligentietest, een persoonlijkheidstest of een interessetest. Ook kunt u elementen van deze testen combineren. Het afnemen van dergelijke testen en het interpreteren van de uitkomsten vergt specifieke kennis en kunt u daarom het beste laten doen door gerenommeerde bureaus. Uiteraard brengt dit een kostenplaatje met zich mee. Het is daarom goed om u af te vragen of een dergelijke test een meerwaarde biedt ten opzichte van de tijd en de kosten die eraan verbonden zijn.

Overschat de waarde van een psychologische test niet. Het is maar momentopname. Daarmee is het een handig hulpmiddel en meer ook niet.

Assessments

Voor sommige functies kan het nuttig zijn om de kandidaten aan een assessment te onderwerpen. Via een assessment kunt u werksituaties nabootsen. Zo ziet u direct of de kandidaten over de juiste competenties beschikken voor de functie. Een assessment bestaat bijvoorbeeld uit het geven van een presentatie of een rollenspel. Er bestaan vele bureaus die u graag willen helpen bij het houden van een assessment. Uiteraard zit daar een stevig prijskaartje aan vast. Denkt u dat u zelf een assessment kunt organiseren? Dan is dat zeker de moeite waard. Al was het alleen maar omdat u als geen ander de organisatie en de functie-eisen kent.

Arbeidsvoorwaarden

Een sollicitant zal tijdens het vervolggesprek wellicht meer willen weten over de arbeidsvoorwaarden. Zorg dat u hierop bent voorbereid. Ook als de sollicitant hier zelf niet over begint is het goed om tijdens het vervolggesprek kort aandacht te besteden aan de arbeidsvoorwaarden. Vraag de kandidaat naar zijn salariswensen. Is deze wens haalbaar voor uw organisatie?

Het is tijdens een vervolggesprek overigens niet de bedoeling al vol in de onderhandelingen te gaan. Daarvoor heeft u het arbeidsvoorwaardengesprek.